Gestão de Tempo: Torne-se Mais Produtivo

Postado em 14 de março de 2017

Gestão de Tempo, o que é isso?

Gestão de tempo é quando você organiza suas tarefas de um modo a poupar o tempo, fazendo que a produtividade aumente. Em outras palavras, é utilizar bem o seu tempo para conseguir fazer tudo com calma e qualidade, fazendo ainda, que ganhe mais tempos para outras atividades.

Mas como fazer isso? Bom, eu gosto muito de utilizar um checklist (ou agenda mesmo) em ordem de prioridade ou importância. Seguindo primeiro com as tarefas mais urgentes ou mais importantes, as que fizerem mais sentido no meu dia.

Fico atento a atividades que podem fazer com que eu desperdice meu tempo, essas são atividade que não são primordiais, como coisas que outras pessoas pedem para que eu faça mas não tem sentido para minha rotina.

Como por exemplo, quando pessoas enviam conteúdos que são para ser vistos momentos de desconexão, para quando não estou trabalhando.

Conteúdos que não tem a ver com o trabalho e eu não deveria vê-los no momento que enviam, geralmente em grupos de amigos e etc… Com certeza acontece com você. Isso nos rouba um tempo precioso.

Então, a dica é: descubra o que é mais importante fazer, separe as tarefas e dê início à sequência, faça a outra tarefa quando terminar a primeira. Quanto mais rápido terminar, mas tempo terá depois.

Tempo e Automação

Eu acho engraçado quando aparece algum empreendedor digital fala para mim que ele trabalha 7 dias por semana. Isso não é pensar em gestão de tempo…

Aí eu penso, o cara sai do mercado de trabalho para trabalhar menos, chega onde quer e trabalha mais? Ele pode ter liberdade de tempo, liberdade de geografia e ele trabalha mais do que se ele tivesse lá no no trabalho tradicional?

Não faz sentido para mim! Então, eu comecei a analisar quais eram os pontos, porque estava acontecendo, porque um dia, eu também caí nessa armadilha, até ter noção do que eu poderia fazer realmente quanto a gestão de tempo.

Então, eu comecei a ver quais eram os pontos que fizessem com que eu estivesse trabalhando mais ao invés de estar trabalhando menos. É possível ter muito resultado produzindo em torno de 4 horas por dia.

É possível ter muito resultado, porque eu tenho muito resultado produzindo 4 horas por dia, digo, por noite, pois gosto mais de trabalhar a noite, quando meus filhos dormem, eu consigo render muito mais, uma boa gestão de tempo.

Então. Primeiro ponto, é aquela mania que brasileiro tem de deixar tudo para última hora. Eu chamo de a arte de procrastinar.
Lembra na sua época de faculdade ou de colégio, quando você fazia o trabalho na última hora? E você tinha o semestre inteiro para fazer mas você fazia na última semana?

Procrastinação

Pois é, a arte de procrastinar é a mania de deixar tudo para depois… Mas não precisa ter vergonha não! Todo mundo é assim. Isso é culpa da Síndrome da Urgência, é um comportamento negativo que preenche temporariamente o vazio criado por necessidades não-atendidas.

Então, por exemplo… Se você tem uma atividade que você precisa fazer em uma semana, você vai gastar uma semana para para fazer. Se, essa mesma atividade, você tiver 30 dias para fazer, você vai gastar 30 dias para fazer ela.

Porquê? Porque o nosso cérebro ocupa esse espaço disponível para que a gente faça aquela atividade.
Então, por isso que, quando a gente não coloca meta, de data, por exemplo, a gente não utiliza o objetivo SMART, a gente acaba produzindo 12, 10, 12, 15, horas… 18 horas por dia!

É por isso que tem gente que trabalha no final de semana, é por isso que a gente trabalha feriado. Porque essa gente não tem data e hora para começar e terminar as atividades! Faz Sentido?

Esse pessoal não colocou um horário para eles fazerem as coisas. Porque que, quando você é empregado você trabalha as 8 horas que te mandam e você fica doido para ir embora? Porque você tem um horário!

E, o empreendedor, ele cai na armadilha dele não colocar horário para ele. Principalmente os empreendedores digitais, né? Que pode trabalhar de casa, ou de qualquer lugar do mundo, tranquilo, com conforto, sem camisa ou de bermuda, sem problema nenhum.

A Solução

Porque que a gente faz isso então? E o mais importante, como é que que consegui mudar essa história? Bom, a primeira coisa, que eu fiz, foi encontrar uma atividade externa, que eu que eu saísse do meu local de trabalho, para que eu pudesse ter mais tempo para mim e minha família e para que eu pudesse ter um horário.

Porque, se eu não fizesse isso, ficava 7 ou 8 trabalhando direto… eu vou madrugada a dentro se eu não me policiar. Então, eu preciso ter um horário. O que que eu fiz?

Eu comecei a dar a volta ao mundo, então, aproveito o dia com minha família, fazendo coisas com nossos filhos e, a noite, quando volto para onde estamos, janto, tomo meu banho, coloco meus filhos para dormir e começo a trabalhar. E muitas vezes o fuso horário só me ajuda.

Planejo todas as atividade que devem ser feitas no dia seguinte, organizo tudo e  passo para o meu gerente delegar para a minha equipe, que está sempre alinhada com tudo.

Unindo o útil ao Agradável

Estava precisando de mais tempo para cuidar da minha família e outros negócios fora da empresa, já tinha condições de ter minha super equipe, então, delegando as tarefas, ganhei mais tempo para mim.

Então, eu trabalho das 22 ás 2:00 da manhã (às vezes até passo um pouco), produzo o que eu tenho que produzir no dia seguinte… Então, eu consigo aí produzir com qualidade trabalhando 4 horas por dia, porque eu organizei a minha agenda para isso.

Ciclos de Trabalho

Eu tenho ciclos de trabalho. Ciclos de 2 horas. Duas horas eu vou desligar tudo, é aí, um conselho para vocês…. Desative notificação de celular, notificação de email, eu desativo a notificação de Facebook no celular também.

E faz o seguinte, você desativa porque, se você não fizer a sua agenda, os outros vão fazer a sua agenda para você.  (citei no início do post, atividades não primordiais).

Se não você vai ser refém pois, se toda vez que chegar um e-mail você parar o que está fazendo para poder ver o e-mail, você perde o tempo que você pára para ver o que é. Perde o tempo de você vai voltar para lembrar  o que estava fazendo e perde o raciocínio, que você parou no meio para ver o email.

Então, junte as suas atividade em bloco. Veja a Técnica do Pomodoro, para gestão de tempo.
Isso vai fazer a diferença para que o tempo comece a funcionar ao seu favor e não contra você. E, o mais importante sobre as metas, para tudo funcionar a seu favor, coloque datas curtas!

Não coloque uma atividade, planos, metas para 6 meses – 1 ano. Coloque metas mensais, semanais, diárias, porque aí você consegue se controlar melhor! Legal?

Automação

Você sabe o que é automação? Automação é quando você consegue colocar as coisas no automático. Nós, empreendedores digitais temos muitas formas de automatizar as atividades, seja com ferramentas ou através de terceirização, ou seja, contratar pessoas para fazer por você (equipe).

Eu procuro automatizar a maioria das minhas atividades. Tudo o que for possível automatizar, eu vou automatizar. E hoje, o mercado digital é muito bom por isso, né? Porque a gente consegue automatizar tudo o que a gente tem funcionando.

Dá até para programar vídeos. Programa lá um mês de vídeo e vai liberando um por dia, um por semana. Depende da sua estratégia. Isso que é o bacana. A gente consegue otimizar, e muito, o nosso trabalho. Então, use a automação sempre que possível.

Método da Automação

Existe o que eu chamo de ”Método da automação”. Como é que funciona? Você pega a sua atividade, tudo o que que você faz, todo o processo e aí você constrói é faz um mapa mental, uma prévia de como você monta essa atividade.

Por exemplo, pra eu escrever um email eu preciso abrir o Google Documents (pacote Office – todo online), eu preciso digitar o conteúdo, depois eu preciso ir lá no meu sistema programar o horário do disparo do email….

Você vai alinhar todo o processo que você faz na sua atividade. E você, dessas atividades que você faz, quais as que você pode automatizar. Coisas que se repetem sempre e que não precisa ser você para estar fazendo. E aí, você automatiza esses pontos.

Pode tanto automatizar com ferramentas quanto com pessoas, lembra?
Automatizar com pessoas que é o que a gente chama de terceirização e eu falar mais sobre isso daqui a pouquinho.

Ferramentas de Automação

Existem várias ferramentas que poderão ajudar você no trabalho. Uma ferramenta que você pode usar para a automatização de anúncios no Facebook, é essa daqui: chama AdEspresso.

É o seguinte, o AdEspresso, nele você consegue criar anúncios automático. Por exemplo, você cria 3 títulos, cria 3 textos, 3 imagens, 3 links diferentes e isso, ele vai combinar tudo e transformar em mais de 81 anúncios diferentes, em 3 minutos. UAU!

Eu tenho uma pessoa que cuida do tráfego da minha empresa, ele quem faz a maior parte dos meus anúncios, e aí ele me passou a programação, os conteúdos e etc… E falei, ok! Vamos fazer dessa forma sim! Tudo sem pensar na gestão de tempo!

E a campanha que a gente tava fazendo para um dos meu produtos, o Meu Negócio Planejado. Ele foi montando os anúncios um a um. Passou um tempão montando os anúncios.

Um belo dia, eu estava em um evento, conversando com o pessoal, eu já conhecia o AdEspresso, na primeira vez que eu tive contato com essa ferramenta, como era a versão Beta (de testes), ele estava encarecendo muito as coisas. E aí, eu deixei de lado porque não estava valendo muito a pena.

Otimizando Anúncios

Eu sabia que ele existia mas, deixei de lado. Então, um cara lá no evento me falou que estava funcionando muito bem e com valores bem melhores!

Foi quando eu peguei a ferramenta e mostrei para o rapaz que trabalha comigo… Foi uma grande festa, pois iria adiantar muito o trabalho dele, agilidade e permitir a gestão de tempo.

A primeira vez que ele usou a ferramenta ele falou que não acreditou que levou um tempão o que ele demorou para fazer com um clique. (exagero da parte dele, mas realmente ele demorou muiito menos tempo dessa vez).

Olha só o tanto que essa ferramenta é mágica. Lembra que eu falei para você fazer o método da automação? Você pode ver, por exemplo, como você faz para otimizar seus anúncios. Então você faz o seguinte, por exemplo…

Se um anúncio tiver com mais de 25 centavos o clique ou você vai subir o orçamento, ou vai baixar o orçamento. Se o anúncio não estiver dando lead (atraindo contatos), você vai ”cortar” o anúncio, você vai desativar ele.

Ou seja, você cria regras e o robozinho da ferramenta vai fazer isso por você, vai melhorar sua produtividade, vai deixar mais automático. A sua equipe vai automatizar o trabalho.

E, se você for sozinho, não tiver quem faça para você, essa ferramenta vai acelerar muito o processo de criação de anúncios da sua empresa. O que mais você pode fazer? Você pode automatizar o contato, o que ajudará na gestão de tempo.

Facebook Responder

O FBResponder é uma ferramenta, como se fosse um autoresponder e de notificação. Sabe quando aparece a notificação do globinho lá no Facebook? Então, essa ferramenta envia uma notificação lá dentro do Globinho do Facebook, para qualquer lugar da internet.

Se você quiser mandar para o Google você manda, se você quiser mandar para o seu site, você manda. Quer enviar para seu e-commerce, ou um produto específico. Você consegue fazer isso!! 

O que que acontece? A notificação você consegue fazer como um e-mail, como um sistema de autoresponder.
Você não sabe o que que é um autoresponder e como ele pode te ajudar na gestão de tempo?

Clique Aqui e Veja o Que é um Autoresponder

Um autoresponder é um sistema que você automatiza o envio de emails. Você consegue enviar emails automáticos. Sabe aqueles emails que você recebe de marcas que você compra? São como aqueles, os famosos emails Marketing.

Além disso, você também consegue saber quem clicou, quem que abriu, como é que estão as taxas, você acompanha isso aí para poder melhorar o seu marketing. Isso potencializa muito os resultados da sua empresa e te dá mais liberdade de tempo também!!

Gostou de saber de tudo isso? Vou deixar para você um presente, um ebook que fala sobre as 25 melhores ferramentas para você começar a usar a seu favor e conseguir fazer a sua gestão de tempo. 

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Um Grande Abraço e Nos Vemos Pelo Mundo!

Bruno Nogueira Pinheiro

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Bruno Pinheiro - Consultor de Marketing Educacional e Digital

Eu sou consultor de marketing digital e educacional. Tenho mais de 10 anos de experiência, e foco meu trabalho em resultados utilizando Agile Marketing.


  • MÁRCIO GEOVANE

    Ótimas dicas . Perfeito…